Kapazitätsverträge: Kunden kaufen Punkte statt Stunden

Wer Betreuung nach Stunden verkauft, kennt das Gespräch danach: Der Kunde sieht die Rechnung und fragt, warum ein „kleiner Fix“ sechs Stunden gedauert hat. Mit Kapazitätsverträgen dreht Spedy die Reihenfolge um. Der Kunde kauft ein Punktekontingent pro Quartal, jedes Anliegen bekommt vor dem Start eine Größenklasse, und der Preis steht fest, bevor jemand anfängt.

Warum Punkte statt Stunden

Eine Stundenabrechnung verteilt das Risiko falsch. Wird etwas aufwendiger als gedacht, zahlt der Kunde, und das Gespräch darüber führt ihr im Nachhinein. Kleine Anliegen werden gar nicht erst gemeldet, weil sich ein Angebot dafür nicht lohnt.

Mit einem Kapazitätsvertrag gilt:

• Der Preis ist vorher bekannt. Eine Klasse kostet eine feste Anzahl Punkte, egal wie lange die Arbeit am Ende dauert.
• Das Stundenrisiko liegt bei euch. Dafür bestimmt ihr die Klassen und ihre Punktwerte selbst.
• Stunden bleiben intern. Euer Team erfasst Zeit weiter. So seht ihr, was eine Klasse wirklich kostet, und könnt die Punktwerte nach ein, zwei Quartalen nachjustieren. Der Kunde sieht davon nichts.
• Die Rechnung bleibt, wo sie ist. Spedy hält fest, was vereinbart und was verbraucht wurde. Abgerechnet wird außerhalb von Spedy.

So läuft ein Ticket unter Vertrag

Ein Kunde meldet ein Anliegen auf einem Projekt, das an einem Vertrag hängt. Im Tab Eigenschaften des Tickets erscheint die Karte Einstufung.

1. Einstufung vorschlagen. Jemand aus eurem Team wählt eine Klasse und schreibt eine kurze Begründung dazu: wie viele Stellen betroffen sind, wie viel Test nötig ist, wie klar die Anforderung ist. Das geht auch schon beim Anlegen des Tickets.
2. Freigeben oder widersprechen. Der Kunde bekommt eine Benachrichtigung und eine E-Mail. Mit Einstufung freigeben werden die Punkte reserviert. Mit Widersprechen bleibt das Ticket stehen, bis ihr euch einig seid. Einmal pro Quartal lässt sich ein Streit ohne Diskussion lösen: Es gilt die nächstkleinere Klasse.
3. Arbeiten. Erst jetzt lässt sich das Ticket in einen aktiven Status ziehen. Ein Ticket ohne freigegebene Klasse startet nicht.
4. Abnehmen. Ist die Arbeit fertig, fragt Spedy den Kunden nach der Abnahme. Erst mit Abnahme erfassen werden die reservierten Punkte verbraucht. Eine Karte auf „Fertig“ zu ziehen reicht dafür nicht.

Wird ein Ticket größer als vereinbart, stuft ihr es mit Neu einstufen neu ein. Die alte Reservierung geht zurück, die neue Klasse geht erneut zur Freigabe, und ein laufendes Ticket pausiert bis dahin. Eine Klasse lässt sich also nie still nach oben korrigieren.

Was nichts kostet

• Kostenfreie Klassen: Pro Paket legt ihr fest, welche Klassen im Paket enthalten sind, zum Beispiel alles in XS.
• Kostenfreie Arbeit bleibt sichtbar: Auch eine Klasse, die nichts kostet, steht mit ihrem Punktwert im Ledger. So wisst ihr am Quartalsende, wie viel ihr verschenkt habt.

Grenzen, die man bewusst überschreiten kann

Ein Vertrag regelt nicht nur den Preis, sondern auch das Tempo.

• Gleichzeitige Tickets: Jeder Vertrag hat ein Limit, wie viele Tickets parallel in Arbeit sein dürfen. Ist es erreicht, sagt die Karte das, bevor der Statuswechsel scheitert („Parallel-Limit erreicht (2/2)“). Muss ein Ticket trotzdem starten, überschreibt ihr das Limit für genau dieses eine Ticket, mit Begründung.
• Lieferzeiten: Pro Klasse gilt eine Zusage in Arbeitstagen. Die Uhr startet, wenn das Ticket in Arbeit geht, und pausiert, solange es in einem blockierten Status steht, etwa weil ihr auf den Kunden wartet. Die Karte zeigt das Datum inklusive Pause: „Zugesagt bis …“.
• Kontingent erschöpft: Der Kunde kann weiter einstufen und freigeben. Das Ticket wird als Über Kontingent markiert, und vor der Abnahme haltet ihr fest, wie es abgerechnet wird: Nachkauf, nächstes Quartal oder Kulanz.

Was der Kunde sieht

Kunden finden in der Navigation den Eintrag Vertrag. Dort steht ihr Quartal in Punkten: Kontingent, verbraucht, reserviert, verbleibend. Darunter die eingestuften Tickets, die abgedeckten Projekte, die Betriebspositionen und alle Punktebewegungen, filterbar nach Monat, Quartal oder einem freien Zeitraum.

Im Kopf jedes abgedeckten Boards sitzt ein Chip wie 42 Punkte übrig. Stunden sehen Kunden auf einem Vertragsprojekt nirgends: nicht am Ticket, nicht unter „Zeiten & Budget“, nicht in der API.

Intern bleibt alles da. Die Zeit auf eingestuften Tickets wird standardmäßig als nicht abrechenbar markiert und so auch an MOCO übertragen, denn bezahlt ist sie über das Paket.

Einrichten

Alles liegt unter Einstellungen → Kapazitätsverträge, aufgeteilt in drei Tabs.

1. Klassen: Spedy legt beim ersten Aufruf fünf Klassen mit Fibonacci-Punkten an: XS 1, S 3, M 8, L 21, XL 55. Namen, Punktwerte, Einzelpreise, interne Stunden und Reihenfolge sind frei. Eine Klasse, die schon verwendet wurde, legt ihr still, statt sie zu löschen.
2. Pakete: Vorlagen für neue Verträge, mit Punkten pro Quartal, gleichzeitigen Tickets, kostenfreien Klassen und einer Lieferzeit je Klasse. Ein Paket später zu ändern berührt keinen laufenden Vertrag.
3. Verträge → Vertrag anlegen: Paket wählen, Vertragsbeginn setzen (die Quartale richten sich nach diesem Datum), bei Bedarf unter Mehr Einstellungen die Werte anpassen.
4. Projekte zuordnen: Auf der Vertragsseite die Projekte des Kunden hinzufügen. Erst ab hier wirkt der Vertrag. Tickets, die schon vorher liefen, laufen unter der alten Regel zu Ende.
5. Abnahme anfragen: Optional wählt ihr einen Status, zum Beispiel „Bereit für Live“, bei dem der Kunde um die Abnahme gebeten wird. Ohne Auswahl gilt jeder finale Status.

Zwei Wochen vor Quartalsende erstellt Spedy eine Quartalsübersicht mit Lieferungen, Punktebewegungen und Restkontingent. Nicht genutzte Punkte verfallen am Quartalsende, offene Reservierungen bleiben bestehen.

Wer keinen Vertrag anlegt, merkt von alldem nichts. Alle anderen Projekte laufen weiter nach Stunden.

Nachlesen

• Kapazitätsverträge: Einrichtung, Einstufung, Ledger und Kundensicht im Detail