Budgets zählen abrechenbare Stunden – und Wochenstunden sind endlich pflegbar

Dieses Release räumt an einer Stelle auf, an der sich Zahlen widersprochen haben: Ein Projekt konnte „121 % verbraucht" anzeigen, obwohl der Kunde exakt das vereinbarte Budget bezahlt. Dazu kommen zwei Lücken, die schon länger offen standen – Wochenstunden ließen sich nirgends eintragen, und Agent-Zeiten musste man an einem anderen Ort freigeben als dem, an dem sie entstanden sind.

Ein Budget misst, was abgerechnet wird

Bisher zählte der Budget-Balken jede gebuchte Stunde. Bei einem Festpreis-Ticket werden die Stunden über dem vereinbarten Budget aber automatisch als nicht abrechenbar markiert und nie in Rechnung gestellt. Der Balken hat sie trotzdem mitgerechnet – ein Projekt, das exakt im Budget lag, las sich als überschritten, und die Budget-Warnung ging trotzdem raus.

Ein Budget ist ein Abrechnungsversprechen, also misst Spedy es jetzt gegen die Stunden, die tatsächlich abgerechnet werden. Prozentwert, „fast erreicht", „überschritten" und die verbleibenden Stunden leiten sich alle aus den abrechenbaren Stunden ab.

Die gebuchte Gesamtzeit verschwindet dabei nicht, sie wird nur getrennt gezeichnet: Hinter der Füllung sitzt ein zweites, neutrales Segment für den nicht abrechenbaren Anteil, und darunter steht eine Legende im Klartext:

7,25h nicht abrechenbar – zählen nicht aufs Budget (42,25h erfasst)

Das gilt überall, wo ein Budget dargestellt wird:

• Zeiten & Budget (die Kundenansicht)
• Planung & Reports → Budgets (die Übersicht über alle Projekte)
• die Budget-Warnkarte auf dem Dashboard
• der Zeit-&-Budget-Chip im Kopf eines Projekt-Boards

Die Ticket-Zeilen in diesen Listen messen jetzt gegen dieselbe Bezugsgröße wie die Festpreis-Kappung – Budget, sonst Schätzung – und zeigen ihren eigenen gekappten Anteil. Ein Ticket, dessen Überstunden längst gekappt sind, erscheint dadurch nicht mehr als roter Balken.

Was das für euch heißt: Projekte, die bisher scheinbar über Budget lagen, stehen jetzt dort, wo sie kaufmännisch immer standen. Wenn eine Zahl abweicht, sagt die Legende, woher die Differenz kommt.

Welches Stundenfeld gerade zählt

In den Ticket-Eigenschaften stehen Geschätzt und Budget untereinander. Welcher der beiden Werte tatsächlich rechnet, stand nirgends – die Regel („Budget, sonst Schätzung") war da, nur unsichtbar.

Jetzt steht sie da:

• Unter Geschätzt: „Interne Schätzung des Aufwands. Zählt als Budget, solange unten keins gesetzt ist."
• Unter Budget eine Zeile, die den aktuell gültigen Wert benennt – „Es zählt das Budget: 3h. Damit rechnen Fortschrittsbalken und Festpreis-Kappung.", „Kein eigenes Budget – es zählt die Schätzung: 2h." oder „Weder Budget noch Schätzung – Fortschrittsbalken und Festpreis-Kappung bleiben inaktiv."

Der Zeitbudget-Fortschrittsbalken am Ticket folgt derselben Regel. Vorher blieb er bei gesetztem Budget ohne Schätzung entweder ganz weg oder zeigte einen Balken ohne Bezugsgröße, während Festpreis-Kappung und Projektbudget längst mit dem Budget gerechnet haben.

Die Hinweise sehen nur Rollen, die das Budget-Feld überhaupt sehen dürfen – für Kundenzugänge ändert sich nichts.

Planung & Reports öffnet auf dem Überblick

Planung & Reports landete bisher auf der Auslastung, obwohl der Überblick mit Durchsatz, Durchlaufzeit und Termintreue die erste Frage beantwortet: Liefern wir?

• Der Klick in der Seitenleiste führt jetzt auf den ersten Tab, den ihr sehen dürft – in der Reihenfolge Überblick → Auslastung → Budgets → Zeiten & Budget → Timeline. Wer keinen Zugriff auf den Überblick hat, landet weiterhin dort, wo er vorher landete.
• Die Auslastung hat eine eigene Adresse bekommen: /project-management/workload. Alte Lesezeichen auf /project-management landen auf dem Überblick, nicht mehr auf der Auslastung.
• Der Menüpunkt erscheint jetzt auch für Personen, die nur reports:view haben und keine der anderen Berechtigungen.

Wochenstunden pflegen

Die Spalte Auslastung im Überblick blieb leer, solange keine Wochenstunden hinterlegt waren – und der Hinweis darunter zeigte auf einen Ort, den es noch gar nicht gab. Den gibt es jetzt.

Einstellungen → Mitglieder → auf der Zeile einer Person:

1. Feld Wochenstunden ausfüllen (z. B. 40)
2. Erlaubt sind 0 bis 168 Stunden
3. Leer lassen, wenn keine Kapazität hinterlegt werden soll

Gepflegte Stunden stehen danach als „40 Std./Woche" auf der Zeile. Das Feld gibt es nur bei internen Mitgliedern – Kundenzugänge sind keine Kapazität.

Wer members:edit hat, kommt aus dem Überblick mit einem Klick auf Wochenstunden hinterlegen direkt dorthin. Alle anderen sehen weiterhin nur den erklärenden Satz.

Spedy unterstellt weiterhin keine 40-Stunden-Woche: Ohne hinterlegte Wochenstunden bleibt die Auslastungsspalte leer, statt eine Zahl zu erfinden.

Agent-Zeiten direkt am Ticket freigeben

Zeit, die ein Agent über MCP erfasst, landet als Entwurf und zählt erst nach einer Freigabe. Bisher hieß das: Ticket verlassen, Zeit → Freigaben öffnen, Ticket wiederfinden.

Der Zeiterfassung-Tab eines Tickets zeigt die Entwürfe dieses Tickets jetzt oben, über den Tagesgruppen, unter der Überschrift Agent-Zeiten zur Freigabe. Pro Entwurf habt ihr dieselben drei Aktionen wie im Posteingang:

• Freigeben – bucht den Entwurf
• Anpassen + Freigeben – Minuten ändern, dann buchen
• Verwerfen – löscht den Entwurf ohne Buchung

Alle freigeben erledigt den ganzen Block auf einmal. Sichtbar ist er für die Person, der die Zeit gehört, und für Admins. Zeit → Freigaben bleibt als Sammelposteingang über alle Tickets bestehen.

Zwei Dinge fallen dabei nebenbei mit ab:

• Beschreibungen sind mehrzeilig. Zeilenumbrüche bleiben erhalten und werden im Ticket-Panel, in den Zeitlisten und im Freigabe-Posteingang nicht mehr abgeschnitten. Im Eingabefeld gilt: Enter speichert, Shift+Enter setzt eine neue Zeile.
• Tagesgruppen sind aufgeklappt. Im Ticket-Panel seht ihr jeden Eintrag samt vollständiger Beschreibung, ohne erst klicken zu müssen. Einträge aus MCP tragen dort ein MCP-Label.

Rechnungskorrekturen in der Rechnungsliste

Wird eine bereits gestellte Rechnung ganz oder teilweise zurückgenommen – etwa nach einer Erstattung oder einer Rücklastschrift –, entsteht dafür ein eigenes Dokument: eine Rechnungskorrektur nach § 17 UStG mit negativen Beträgen. Bisher lag sie zwar vor, war in der Liste aber nicht von einer normalen Rechnung zu unterscheiden.

Unter Einstellungen → Abrechnung → Rechnungen ist sie das jetzt:

• ein Kennzeichen Rechnungskorrektur an der Zeile
• der Zusatz korrigiert 2026-000123, also die Nummer der Rechnung, auf die sie sich bezieht
• negative Beträge als das, was sie sind, samt Steuerzeile („1.000,00 € netto + 190,00 € USt (19 %)", bei Reverse Charge bzw. nicht steuerbaren Leistungen entsprechend)
• Rechnungskorrektur als PDF herunterladen an derselben Stelle wie bei einer Rechnung

Zusätzlich geht die Korrektur per E-Mail an eure Rechnungsempfänger, sobald sie entsteht – mit Nummer, der korrigierten Rechnung und dem zurückgehenden Betrag. Ihr müsst die Liste also nicht beobachten, um davon zu erfahren.

Nachlesen

• Zeiten & Budget – wie der Budget-Stand jetzt gerechnet wird
• Tickets → Budget und Festpreis – welches Stundenfeld wann zählt
• Lieferkennzahlen – Überblick, Team-Tabelle und Auslastung
• Mitglieder – Wochenstunden hinterlegen
• Zeiterfassung – Entwürfe freigeben, am Ticket und im Posteingang
• Abrechnung – Rechnungen und Rechnungskorrekturen