Von Notion + Linear zu einem Tool: Migrations-Guide für Engineering-Teams

Der Notion+Linear+Toggl-Stack hat 2024 viele Teams glücklich gemacht. 2026 ist er für Teams ab 10 Devs eine Reibung: Single-Sign-On halbgar, Permissions-Inkonsistenz, Cross-Tool-Search nicht möglich, Cost summiert sich auf 30+€ pro Dev pro Monat.

Wer auf integrierte Plattform wechseln will (Spedy, OpenProject, Plane), braucht einen Plan. Hier die ehrliche Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Schritt 1: Was du wirklich migrieren musst

Inventur vor Aktion. Bei den meisten Teams sind das:

• Linear-Tickets (alle aktive Projekte + Backlog) — strukturiert, exportierbar
• Notion-Wiki-Pages (Engineering-Docs, Architektur, Onboarding) — heterogen, aufwendig
• Toggl-Time-Entries (historisch zur Analyse, aktuell zur Buchhaltung) — exportierbar
• Notion-Customer-CRM-Pages (NICHT migrieren — separates Tool)
• Notion-OKRs/Goals (kompliziert — siehe FAQ)

Schreib eine Excel-Tabelle: jede Quelle mit Item-Anzahl + Migrations-Aufwand-Schätzung. Hilft enorm beim Plan.

Schritt 2: Linear-Tickets exportieren + importieren

Linear bietet einen CSV-Export pro Workspace. Setup-Pages → Settings → Export.

In Spedy importierst du via Settings → Import → CSV. Tickets werden mit Status, Assignee, Labels, Description importiert. Custom Fields müssen meist neu modelliert werden — Linear-Custom-Fields haben andere Semantik als Spedy-Custom-Fields.

Faustregel: ~70% deiner Linear-Tickets gehen 1:1 rüber. ~30% brauchen manuelles Cleanup (broken Markdown-Links, vergessene Mentions, etc.).

Aufwand: ~1 Tag für 500 Tickets, ~2 Tage für 2000 Tickets.

Schritt 3: Notion-Wiki-Pages migrieren (der schmerzhafte Teil)

Notion-Pages haben keine saubere Export-Schnittstelle für Bulk-Migration. Optionen:

1. HTML-Export pro Workspace. Notion → Settings → Export → HTML. Du bekommst einen ZIP-File mit allen Pages als HTML. Du musst manuell jede Page in Spedy/Linear-Wiki anlegen und Inhalt rein-pasten.

2. Markdown-Export (Notion-Premium-Feature). Sauberer als HTML, aber Notion-spezifische Blöcke (Toggle, Database, Embed) gehen kaputt.

3. Cleanup-Pass. Während der Migration: streiche 30-50% der Pages, die nie gelesen werden. Notion sammelt Müll an.

Aufwand: das ist der teuerste Schritt. ~10-30 Pages pro Stunde manuell. Bei 200 Wiki-Pages: 7-20 Stunden.

Tipp: Migrier nur die Pages, die in den letzten 6 Monaten gelesen wurden (Notion zeigt das in Page-History). Den Rest kannst du archivieren — wenn jemand fragt, hast du die HTML-Exports als Backup.

Schritt 4: Toggl-Time-Entries

Drei Optionen:

1. Frischer Start im neuen Tool. Time-Tracking ab Migrations-Tag im Spedy/Linear, alte Toggl-Daten bleiben in Toggl als Archiv für Historie.

2. Historische Daten via CSV-Export. Toggl bietet CSV pro Workspace. Spedy hat Time-Entry-Import via CSV. Linear hat kein eingebautes Time-Tracking — wenn du zu Linear migrierst, brauchst du Drittanbieter-Plugin.

3. Pragmatisch: Toggl 1 weiteren Monat parallel laufen lassen, dann auf neuen Tool ausschließlich. Kein historischer Import.

Faustregel: Option 3 ist die sinnvollste. Historische Time-Entries werden selten retrospektiv ausgewertet.

Schritt 5: Team-Onboarding

Das wird oft unterschätzt. Tooling-Wechsel kostet ~1 Woche bis das Team flüssig ist.

• Tag 1-2: Senior-Devs sind im neuen Tool, schreiben erste Tickets
• Tag 3-5: Junior-Devs werden onboardet, Pairing mit Seniors
• Woche 2: Alle sind drin, parallel-Modus mit altem Tool als Notausgang
• Woche 3: Altes Tool stillgelegt, kein Schreiben mehr

Tipp: schalte das alte Tool nicht zu früh ab. Eine Woche zu lang Parallel ist besser als ein Stop-Ship-Moment, weil jemand noch ein altes Linear-Ticket finden muss.

Schritt 6: Was du gewonnen hast

Nach der Migration realistisch:

• Cost: typischer 20-Personen-Stack vorher: Linear ($200) + Notion ($160) + Toggl ($180) = $540/Monat. Nachher: Spedy Pro = €180/Monat. ~€300/Monat gespart.
• Reibung: Single-Sign-On, eine Suche, eine Permissions-Logik, ein Tool zu öffnen morgens.
• DSGVO: wenn du auf Spedy/OpenProject migrierst, EU-Hosting nativ. Linear fällt weg als Cloud-Act-Risiko.
• AI-Workflow: Spedy hat KI-Coding-Agent built-in. Wenn dein Team das nutzen will, ist es im Tool drin.

Was du verlierst

Auch ehrlich:

• Linear-Tastatur-First-UX. Spedy ist UX-mäßig gut, aber nicht 5+ Jahre poliert. Manche Power-User vermissen die cmd-K-Geschwindigkeit.
• Notion-Database-Power. Notion-Tables mit komplexen Filtern + Views sind in Spedy-Wiki nicht 1:1 abbildbar. Wenn du Notion-Tables strategisch nutzt: behalt Notion parallel oder migriere zu Airtable.
• Drittanbieter-Ökosystem. Linear hat 50+ Integrationen, Spedy ~10 essentielle. Wenn du obscure Integration brauchst, prüf vorher.

Fazit

Migration aus Notion+Linear+Toggl auf integrierte Plattform: 1-2 Wochen kalendarisch, 3-5 Personen-Tage Aufwand. Wer ab 10 Devs zögert, verbrennt jeden Monat €200-400 an unnötiger Tool-Lizenz + ständiger Stack-Reibung. Migration zahlt sich typisch in 2-3 Monaten zurück.

Wir bei Spedy unterstützen kostenlos ab 10 Nutzern bei der Migration — Setup-Call, Custom-Field-Mapping, Q+A. Schreib uns: [email protected].