IT-Consulting-Workflow 2026: Mandate sauber trennen, ohne fünf Tools zu pflegen

Beratung ist kein Engineering-Bürojob. Du sitzt zwei Tage pro Woche beim Kunden, du wechselst alle drei Monate den Stack, du jonglierst NDAs und Stundennachweise. Das übliche „wir nehmen Linear"-Setup, das bei einer SaaS-Bude funktioniert, fällt in einer Beratung nach dem zweiten Mandat auseinander.

Hier ein Praxis-Guide, wie ein 10-30-Personen-IT-Consulting-Team 2026 ihren Workflow strukturiert — basierend darauf, wie wir Spedy bei Beratungen in der DACH-Region eingesetzt haben.

Die fünf Anforderungen, die eine Beratung von einer Agentur unterscheiden

Was ein Consulting-PM-Setup braucht und was nicht:

1. Saubere Trennung pro Mandat. Kunden-Daten dürfen nicht mischen. NDAs sind nicht verhandelbar. Idealerweise eigene Subdomain (mandat-a.spedy.ai) und eigene Datenbank-Partition.

2. Stundenabrechnung pro Mandat und Berater. Aggregat-Views: Stunden/Tag/Berater, Stunden/Mandat, Stunden/Phase. Export als CSV oder PDF. DATEV-Schnittstelle für die Buchhaltung.

3. Sync mit Kunden-Tools. Kunde hat Jira/MS Planner/ServiceNow. Du arbeitest in deinem Tool, der Kunde sieht Status in seinem. Beide Welten reden miteinander, ohne dass du doppelt pflegst.

4. Wissens-Wiederverwendung. Discovery-Template, das du in Mandat A entwickelt hast, willst du in Mandat B nutzen — ohne Confluence-Sprawl. Zentrale Templates, instanziiert pro Mandat.

5. Onboarding-Fähigkeit. Wenn ein Berater in ein Mandat reinwechselt, soll er in Stunden, nicht Tagen, im Kontext sein. Wiki + AI-Search + Discovery-Doc-Template.

Wenn dein Setup eines dieser Punkte nicht erfüllt, ist das ein wachstumsverhindernder Engpass.

Workflow: Wie ein typisches Mandat läuft

Tag 1: Workspace-Setup. Neues Mandat → neuer Spedy-Workspace mit eigener Subdomain. Default-Boards (Discovery, Implementation, Documentation, Handover). Default-Roles (Lead, Berater, Customer-View). Wiki-Hierarchy basierend auf einem Beratungs-Template (Discovery, Architektur, Test-Konzept, Risiken, Stakeholder-Map).

Discovery-Phase (1-3 Wochen): Berater sammelt Anforderungen, dokumentiert im Wiki. Stakeholder-Interviews als Tickets im Discovery-Board (Status: Geplant → Durchgeführt → Dokumentiert). Architektur-Skizzen als Wiki-Pages mit Diagrammen.

Implementation-Phase (variabel): Tickets im Implementation-Board. Time-Tracking läuft pro Ticket. Wenn der Kunde Jira nutzt: Sync via API — Tickets werden mit Spedy-IDs gekoppelt, Status synchronisiert sich. Berater arbeitet in Spedy (mit Time-Tracking, KI-Agent, Wiki), Kunde sieht in Jira.

Documentation-Phase: Vor jedem Sprint-Ende werden offene Tickets dokumentiert (Decision Records, Architektur-Updates ins Wiki). Nichts passiert ohne Doc-Update — sonst geht Wissen mit dem Berater nach Hause.

Handover-Phase (Mandats-Ende): Workspace wird auf Read-Only gesetzt. Wiki wird exportiert (alle Pages + Anhänge als ZIP). Kunde bekommt einen Customer-View-Login auf den archivierten Workspace, optional 6 Monate. Time-Tracking wird final als CSV exportiert für die Endabrechnung.

Time-Tracking, das nicht nervt

Stundenabrechnung ist das Kerngeschäftsmodell einer Beratung — und meistens das genervteste Sub-System. Was wir bei Beratungen sehen, die das im Griff haben:

• Time-Tracking direkt am Ticket. Berater klickt Start, schreibt einen Satz Kommentar, klickt Stop. Keine Drittanbieter-App, kein Excel.
• Aggregat pro Mandat und Berater. Manager sieht in Echtzeit: Wer ist diese Woche überlastet? Welches Mandat brennt durch sein Stunden-Budget?
• CSV/PDF-Export. Monatsende: ein Klick pro Mandat, ein Stundennachweis-PDF. Per Email an den Kunden. Fertig.
• Billable vs. non-billable. Trennung von Kunden-Stunden (Mandats-Tickets) und internen Stunden (Tool-Setup, Onboarding, interne Reviews) — beide getrennt erfassen, einer fließt in die Rechnung, einer nicht.

Eine Beratung, die das richtig macht, spart pro Berater 4-6 Stunden Verwaltungs-Zeit pro Monat. Bei einem 80€/h-Stundensatz sind das ~3.000€/Jahr/Berater nur an Verwaltung.

Sync mit Kunden-Jira: Wie das in der Praxis funktioniert

Der Kunde hat Jira (oder MS Planner, oder Asana). Er will den Status seiner Tickets in seinem Tool sehen. Du willst nicht in Jira arbeiten, weil Jira keinen integrierten KI-Agent hat, kein Wiki, und das Time-Tracking ein Add-on ist.

Lösung: Bidirektionaler Sync via API.

• Du erstellst ein Ticket in Spedy. Es wird automatisch in der Kunden-Jira angelegt, Status: "In Spedy: Backlog".
• Berater bewegt das Ticket nach Implementation. Status sync nach Jira: "In Spedy: In Progress".
• PR wird gemerged. Status: "In Spedy: Done".
• Kunde kommentiert in Jira. Comment sync nach Spedy.

Berater bleibt in einem Tool. Kunde bleibt in seinem. Status, Comments und Anhänge syncen. Wer mehrere Mandate parallel hat, kann nicht jeden Tag in Jira+MS Planner+ServiceNow gleichzeitig arbeiten — und der Kunde will eh nur sehen, ob das Ticket fertig ist.

Wissen, das nicht mit dem Berater geht

Beratungswissen ist oft im Kopf eines einzelnen Beraters. Wenn er das Mandat verlässt, geht das Wissen mit. Bei dem nächsten Berater fängt das Onboarding bei null an.

Wie eine Beratung das löst:

• Decision-Records-Template im Wiki. Jede Architektur-Entscheidung wird dokumentiert: Was, Warum, Welche Alternativen, Wer wurde gefragt. Das ist 30 Minuten pro Entscheidung — aber Gold beim Onboarding.
• Discovery-Templates zentral im Hauptworkspace. Pro Mandat instanziiert. Beim 5. Mandat ist das Template ausgereift.
• AI-Knowledge-Hub über alle Mandate. Berater fragt: "Wie haben wir das letztes Jahr in einem ähnlichen Mandat gelöst?" — die KI durchsucht alle Mandats-Wikis (mit Berechtigungen) und findet die relevanten Decision Records.

Eine 10-Personen-Beratung mit 3 Jahren Spedy-History hat einen massiven Wissens-Vorsprung — und sieht das beim 30. ähnlichen Mandat. Onboarding-Zeit für neue Berater geht von 2-3 Wochen auf 5-7 Tage.

Was bedeutet das konkret?

Wenn du heute eine Mischung aus Confluence (Wiki) + Toggl (Time) + Kunden-Jira/Planner pflegst, gibst du als Beratung pro Berater 100-150€/Monat an SaaS-Subscriptions aus. Plus Verwaltungs-Zeit fürs Pflegen.

Eine Pipeline-Lösung, die Workspace pro Mandat + Time-Tracking + Wiki + KI-Agent + Sync bündelt, kostet bei 6 Beratern €54/Monat (Spedy Pro). Plus Verwaltungs-Zeit-Reduktion. Plus Wissens-Hebel.

Mehr dazu, wie Spedy für Beratungen konkret aussieht: Spedy für Beratungen.