Automationen: Regeln, die deine Tickets und Releases für dich erledigen

Kritische Tickets an den Bereitschaftsdienst? Neue Bugs automatisch labeln? Einen Slack-Ping, wenn ein Release rausgeht? Jeden Montag um 9 einen Wochenreport? Das sind kleine Handgriffe, die du nicht machen willst – und ab jetzt auch nicht mehr musst.

Die neuen Automationen sind dein „Wenn-das-passiert-dann-mach-das" für Spedy. Du baust Regeln, die im Hintergrund laufen, und Spedy erledigt den Rest. Keine Zusatz-Tools, kein zweites Dashboard – alles direkt da, wo deine Tickets leben.

Automationen gehören zum Pro-Plan.

So denkst du in Automationen

Jede Regel hat drei einfache Teile:

1. Wann soll sie laufen? – der Auslöser (Trigger)
2. Für welche Fälle? – optionale Bedingungen
3. Was soll passieren? – eine oder mehrere Aktionen

Ein Beispiel in Klartext:

Wenn ein Ticket erstellt wird, und die Priorität ist Kritisch, dann weise es dem Bereitschaftsdienst zu und schick eine Nachricht an den #incidents-Kanal.

Das war's. Kein Code, keine Skripte. Im Rule-Builder klickst du das zusammen und bist fertig.

Auslöser: wann deine Regel anspringt

Automationen reagieren auf 14 verschiedene Ereignisse in Spedy:

• Tickets – neu erstellt, aktualisiert, gelöscht, Status geändert, neu zugewiesen
• Labels – hinzugefügt oder entfernt
• Kommentare – neuer Kommentar auf einem Ticket
• Custom Fields – ein Wert hat sich geändert
• Projektfortschritt – Meilenstein erreicht, Release angelegt
• Pull Requests – gemergt oder Status geändert
• Zeitplan – zeitgesteuerte Läufe, z. B. stündlich oder jeden Montag

Beim Zeitplan-Auslöser gibt es Quick-Select-Buttons für die üblichen Intervalle (15min, stündlich, täglich, wöchentlich) – wenn dir das reicht, musst du keinen Cron tippen. Das minimale Intervall liegt bei 15 Minuten.

Bedingungen: nur im richtigen Fall

Bedingungen sind optional, aber sie sind der Unterschied zwischen einer Regel, die bei jedem Ticket feuert, und einer, die sich auf das Wesentliche konzentriert. Du kannst filtern nach:

• Ticket-Typ, Priorität, Board, Assignee, Team, Labels
• „Wie lange ist das Ticket schon in diesem Status"
• beliebigen Custom Fields

Die Oberfläche hilft dir dabei: Dropdowns zeigen echte Statusse, User:innen, Teams und Labels deines Boards – keine IDs mehr von Hand eintippen. Bei Custom Fields passt sich das Eingabefeld automatisch an: SELECT, CHECKBOX, NUMBER, DATE oder Text. Für „ist einer von" / „ist keiner von" gibt es eine Multi-Select-Variante mit Chips.

Mehrere Bedingungen werden immer mit UND verknüpft. Bis zu zehn pro Regel sind möglich.

Aktionen: was wirklich passiert

Eine Regel kann mehrere Dinge nacheinander tun – bis zu 20 Aktionen pro Regel, in einer Reihenfolge, die du per Drag-and-Drop festlegst. Die wichtigsten Aktionen:

• Status ändern – z. B. auf „In Review" verschieben
• Zuweisen – an eine Person oder ein Team
• Label setzen oder entfernen
• Kommentar posten – auch mit mehrzeiligem Text
• Benachrichtigung senden – an bestimmte Empfänger:innen
• Ticket anlegen – z. B. ein Follow-up mit vorgefülltem Titel und Beschreibung
• Custom Field aktualisieren
• Zu einem Meilenstein oder Release hinzufügen
• Webhook feuern – raus in dein eigenes Tool, Slack, n8n, wohin auch immer
• AI-Agent triggern – ein Agent übernimmt von hier

Was passiert, wenn eine Aktion mitten in der Kette fehlschlägt? Du entscheidest: Weitermachen (Default) oder Stoppen. So bleibt z. B. ein Slack-Ping erhalten, auch wenn der optionale Webhook in einem Nebensystem hakt.

Webhooks mit echter Authentifizierung

Für die Webhook-Aktion kannst du jetzt direkt im Rule-Builder einstellen, wie Spedy sich gegenüber dem Zielsystem authentifiziert:

• Bearer-Token – Standardfall für die meisten modernen APIs
• Basic Auth – Username und Passwort
• Custom Header – beliebiger Header-Name mit Wert, z. B. für signierte Payloads
• Keine – offener Webhook ohne Auth

Außerdem blockiert Spedy riskante Header-Namen automatisch, sodass du dir keine Sorgen machen musst, versehentlich etwas Unsicheres zusammenzuklicken.

Vorschau-Modus: erst prüfen, dann aktivieren

Jede Regel hat einen Dry-Run-Knopf. Ein Klick – und Spedy zeigt dir, was passiert wäre, wenn die Regel schon aktiv gewesen wäre:

• die letzten fünf Tickets deines Boards
• pro Ticket: welche Bedingungen gematcht hätten
• pro Ticket: welche Aktionen ausgeführt worden wären

Es passiert nichts Echtes. Ideal, um Regeln an realen Daten auszuprobieren, bevor du sie scharf schaltest.

Brauchst du eine Regel sofort? Jetzt ausführen startet sie manuell – das ist auch praktisch, wenn du eine Schedule-Regel einmal außer der Reihe laufen lassen willst.

Protokoll: was ist wann passiert

Jeder Lauf – egal ob durch ein Event, Zeitplan oder manuell ausgelöst – wird protokolliert. Für jede Regel siehst du:

• Ergebnis: Erfolg, teilweise fehlgeschlagen, fehlgeschlagen, übersprungen
• Dauer
• Fehlermeldung, falls etwas schiefgegangen ist

Das Protokoll wird 90 Tage lang aufbewahrt und lässt sich nach Ergebnis filtern. So siehst du sofort, welche Regeln zuverlässig laufen und wo Handlungsbedarf besteht.

Vorlagen: schneller Start

Statt bei Null anzufangen, kannst du aus der Vorlagen-Galerie starten. Ein paar Beispiele:

• Bei kritischem Ticket: Bereitschaft zuweisen und benachrichtigen
• Bug-Label automatisch setzen, wenn jemand „Bug" in den Titel schreibt
• Eskalation, wenn ein Ticket zu lange im selben Status steckt
• AI-Agent anstoßen, sobald ein Ticket bestimmte Kriterien erfüllt

Ein Klick auf eine Vorlage öffnet sie im Builder – du passt Namen, Empfänger und Details an, fertig.

Board-Regeln oder Organisations-Regeln?

Zwei Scopes, dieselben Bausteine:

Du kommst an beide über die jeweiligen Einstellungen. Die Oberfläche ist in beiden Fällen gleich.

Limits, damit nichts ausufert

Damit eine Automation nicht versehentlich Amok läuft, gibt es ein paar feste Grenzen:

Und wenn eine Regel eine andere Regel triggert, die wieder eine andere triggert: nach drei Ketten-Ebenen stoppt Spedy automatisch. So kannst du dich nicht versehentlich in eine Endlosschleife bauen.

Direkt loslegen

1. Öffne ein Board → Einstellungen → Automationen
2. Klicke auf Vorlagen und wähl einen passenden Workflow aus
3. Pass Trigger und Bedingungen an dein Team an
4. Vorschau laufen lassen – sieht's gut aus? → Aktivieren

Automationen nehmen dir die Routinearbeit ab. Was bleibt, ist die Arbeit, die wirklich dein Kopf verlangt.